【商談克服】口下手な50代フリーランスが「AI要約」と「自動予約」で営業を仕組み化した全記録｜TimeRex活用術

「検討します」が怖い僕へ。話術を捨てて「道具」に頼る営業改革

今までの記事でも再三書きましたが、フリーランスの活動の第一歩目は顧客の獲得です。その為にあれやこれや手を変え品を変え活動してきました。

そこで運よく顧客”候補”が見つかったとしても、いきなり契約とは行きません。契約前には所謂「商談」が必要です。知りたい情報をやり取りし、ビジネスとして関係性が成立するか？必要な成果を得られるか？をお互いに確認し合って、初めて契約に進むことが出来ます。

今回はその商談、特にWeb上でのオンラインミーティングの効果的な開催方法について書いてみようと思います！

【実践編】予約から反省会まで。AIとツールを駆使した「商談の7ステップ」

それでは早速、商談（オンラインミーティング）を開催する手順に沿って大事なポイントを説明していきましょう。

Step1 ツール選定：Google Meetを「メイン・スタジアム」にした理由

先ずはオンラインミーティングで使用するアプリを決めましょう（一部マッチングサイトなどではサイト上で提供しているツールの使用を指定している場合もあり）。商談相手（顧客）が用意するケースもありますが、通常はセールスする側（こちら）が用意します。ZoomやMicrosoftTeams、GoogleMeetあたりがスタンダードですね。どれも機能的には大差ないので自分の契約しているツールを使用しましょう。私はGoogleMeetを使用しています。

Step2 自動予約：無料の「TimeRex」で日程調整のミスをゼロにする

これは無くても問題無いのですが、あると便利です。スケジューリング自体は相手とメールでやり取りして決定しても良いのですが、オンライン上で相手が都合良い時間を自分で選べる「オンライン予約システム」の方が、顧客にとっては気軽だと思います。また、商談の予定が沢山入る方（羨ましい！）にとっては、ダブルブッキングなどのうっかりミスも防げるので、予約システムは必須だと思います。

私が使用しているのはTimeRex（https://timerex.net/）です。特徴としては、

• GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携可
• Zoom・Microsoft Teams・Google Meetと連携しミーティングのURLを自動発行
• 無料

無料でこれらの機能が使えるのはありがたい！もちろんTimeRex以外にも似たようなサービスは色々あるので、自身が使っている各種ツールとの相性や使い勝手などを確認し、自分に合った予約管理システムを選びましょう。

Step3 アポ確定：「選ばせる」のが礼儀。相手に手間をかけさせない設定術

ここから実際にミーティングの実行に入ります。

先ずは商談希望の顧客が見つかったら、スケジュールを決めます。TimeRexの場合、私の専用のURLを顧客に送信し、TimeRexの私のアカウント上で都合の良い日時を選んでもらいます。勿論私の都合が悪い日時は選択できない様になっていますので、メールで都合をやり取りするより手間なく確実に日程調整出来ますね。

Step4 事前準備：Geminiと「仮想ロープレ」。AI相手に想定問答を叩き込む

日程が決まったら、早速商談の事前準備に入りましょう。営業活動をされていた方なら言わずもがなだと思いますが、何の準備も無しで商談を行ってもなかなか良い結果は得られません。当日ワタワタしないように、自信を持って話ができる最低限の準備はしておきましょう。例えばこんな感じ。

1. 相手企業（顧客）の基本的な情報をチェック
2. 顧客のお悩み事や想定される質問への回答を準備
3. こちらからお伝えする事を書き出す
4. ミーティングのシミュレーション

特に2が大事。ここが掴みきれていないと、相手からすると的外れで独りよがりの提案になってしまいかねません。出来れば上記のスケジューリングの際に、いくつかこちらから質問事項を投げて回答を貰っておけると、顧客の希望や疑問点を事前に知ることが出来るので準備しやすいですね。

また人と話すのが苦手な人は4をやっておきましょう。可能なら誰か練習相手を用意してミーティングの予行練習（ロールプレイング）をしておくと、少し自信を持って話せるようになります。

因みに私の場合こういった準備にはAI（Gemini）を使っています。相手企業と私のサービスをAIに伝えれば、顧客の状況や想定される質問など色々シミュレーションしてくれます。なんならロープレもAIが相手をしてくれますよ。

Step5 商談本番：メモは取らない。「AI要約」に記録を任せて傾聴に徹する

いよいよ商談実施です。

どうしても「何を話そうか？」で頭の中がいっぱいになりがちですが、会話で一番大事な事は「如何に相手の話を聞いてその意図を理解できるか」です。オンラインミーティングなら相手の顔も見ることが出来ますので、表情や声のトーンなどにも気を配り、相手の話を傾聴しましょう。状況によっては事前に予定していた会話の流れと変わってしまうかもしれませんが、その場合無理に予定通り進めようとせず、自然の流れに身を任せてより相手と密なコミュニケーションをとる事に集中した方が良いでしょう。

因みに会話に集中するためにお勧めなのが、Web会議システムの機能にオプションで用意されている「AI自動要約」機能（有料プランやアドオンが必要な場合があります）です。これをオンにしておくと、ミーティングの内容を自動的に要約してくれますので、後で「どんな話ししたっけ？」と会話の内容を忘れてしまったり、顧客と「言った言わない」のトラブルが発生することを防いでくれます。

ただ、初対面のWebミーティングを勝手にAIで記録されている事に不快感を感じる方もいると思いますので、使用する場合はミーティングの開始時に

「会話に集中したいので、このミーティングをAIで自動要約させて頂いてよろしいでしょうか？」

と一言断っておきましょう。少なくとも私はこれで断られたことはありません。

※因みに、可能ならWi-Fiではなく有線LANでネットに繋げましょう。少しでもトラブルの芽は潰しておきたいですからね

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Step6・7 振り返り：AI要約で「デジタル反省会」。Geminiと次の一手を決める

めでたく商談終了。

スムーズに「じゃ契約しましょう」となった方、おめでとうございます！
何か「宿題」が出された方、速やかに返答し何とか契約まで持っていきましょう。

しかし多くの場合は「では検討してみます」と、相手からの返事を待つことになるのではないでしょうか？それでも、ただぼーっと待っているだけでは能がありません。

ここでミーティング時作成したAI要約を活用します。改めて冷静に今回の商談の内容を見直し「事前のシミュレーションと何が違ったか？」「この商談は成功か失敗か？」「今後の商談で気をつける所はないか？」「この後この顧客に対して何か自分からできるアプローチはないか？」などの振り返りや反省と、次に行うアクションを考えましょう。

勿論私はこれもAIと相談します。ミーティングのAI要約をGoogleドキュメントでGoogleGeminiに連携し、Geminiと諸々ディスカッションします。信頼出来ていつでも相談できるビジネス上の師匠が居る方は別ですが、そうでない方はぜひAIと反省会してみて下さい。自分一人で考えるより絶対に良い総括が出来ます

まとめ：商談は「話術」ではなく「仕組み」。50代からでも営業は変えられる

という事で、オンラインミーティングの準備から終了後のまとめまで、一連の手順をご紹介しました。ツールさえあれば誰でも手軽に行うことの出来るオンラインミーティングですが、「商談」として行うのであれば事前の準備と事後の反省まで計画建てて行いましょう。

せっかく御縁を頂いたお客様はお一人も無駄に出来ません。良いコミュニケーションが取れていれば、たとえその場では契約に繋がらなくても、いつか何処かでご契約して頂けるかもしれません。急がば回れ、ローマは一日にして成らずです！
ではまた次回、お元気で。